Approvazione bilancio 2023: scadenza ad aprile, iter e termini

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Approvazione del bilancio d'esercizio 2023: tutto quello che devi sapere. Dalla preparazione fino al deposito.

Il bilancio d’esercizio è un insieme di documenti contabili che ogni società deve redigere annualmente e serve a “fotografare” la situazione economica e finanziaria della società stessa. Il suo scopo principale è quello di informare soci, creditori e tutte le figure d’interesse sull’andamento della società in quel determinato anno. 

Ma come si fa? Quali sono i termini? Qual è l’iter di approvazione? Chi lo deve presentare e quali sono le scadenze?

In questo articolo, ti spieghiamo tutto quello che c’è da sapere sull’approvazione del bilancio relativo all’anno fiscale 2023. 

Termine e iter approvazione bilancio 2023

L’iter per l’approvazione del bilancio si deve conformare ai termini stabiliti, che per l’esercizio conclusosi al 31 dicembre 2023 richiedono che l’approvazione avvenga entro i 120 giorni successivi alla chiusura. 

📆TERMINE: considerando il calendario del 2024 ( anno bisestile) si ha come termine ultimo il 29 aprile 2024. 

È tuttavia possibile, qualora lo statuto aziendale lo consenta e a fronte di necessità legate alla particolare conformazione e finalità della società, estendere questo termine fino a 180 giorni, ossia fino al 28 giugno 2024. Approfondiremo in seguito i motivi che potrebbero portare a richiedere l’estensione della scadenza. 

Per non perderti nessuna scadenza dai un’occhiata al nostro calendario fiscale 2024.

Chi deve seguire l’iter di approvazione bilancio? 

L’iter di approvazione bilancio deve essere seguito entro le scadenze stabilite dalle società. In particolare, i soggetti obbligati a presentare questo documento sono: 

  • società per azioni (S.p.a);
  • società a responsabilità limitata (S.r.l.);
  • società in accomandita per azioni (S.a.p.a);
  • società cooperativa (Soc. Coop. o S.C.);
  • mutue assicuratrici o società di mutua assicurazione;
  • società europee e società cooperative europee;
  • società estere con un’altra sede in Italia. 

A questi che sono i soggetti principali che devono presentare il bilancio si aggiungono anche altre società (GEIE, consorzi con attività esterna,  società consortili, associazioni iscritte nel R.I., vari enti autonomi). 

Iter approvazione bilancio: 6 fasi

iter approvazione bilancio

Sono 6 le principali fasi dell’iter di approvazione del bilancio. Vediamone i dettagli e chi agisce per ogni fase. 

1️⃣ FASE Redazione del progetto di bilancio: sono gli amministratori della società che si devono occupare della redazione annuale del progetto di bilancio. La redazione deve avvenire entro 90 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Ovviamente ci siamo noi commercialisti a supporto degli amministratori e, se al tuo studio serve una mano, possiamo aiutarti.

2️⃣ FASE – Deposito del progetto: il progetto di bilancio una volta redatto viene depositato presso la sede sociale entro i 15 giorni che precedono la data dell’assemblea di approvazione del documento fissata. Gli amministratori si devono occupare anche di questa fase. 

3️⃣ FASE –  Convocazione dell’assemblea di approvazione bilancio: gli amministratori convocano l’assemblea di approvazione del bilancio. Questa convocazione deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. 

4️⃣ FASE – Trasmissione al collegio sindacale: il collegio sindacale, o comunque l’organo di controllo, che ha preso visione del documento redatto dagli amministratori deve effettuare una relazione sul bilancio. Questa operazione deve concludersi 15 giorni prima della data prevista per l’assemblea di approvazione. 

5️⃣ FASE – Partecipazione all’assemblea di approvazione del bilancio: durante l’assemblea indetta dagli amministratori si discute e approva il bilancio. All’assemblea partecipano anche i soci. 

6️⃣ FASE – Deposito del bilancio: una volta approvato, il bilancio deve essere depositato al registro delle imprese della Camera di Commercio. Questa operazione deve avvenire entro 30 giorni dall’approvazione ed è compito degli amministratori svolgerla. 

📆Per il 2024, la scadenza del deposito del bilancio 2023 è il 30 giugno 2024 nel caso di approvazione entro i 120 giorni.

Progetto di bilancio: da cosa è composto? 

Il progetto di bilancio, che viene redatto dagli amministratori (FASE 1) si compone di 3 parti 👇

  • Stato patrimoniale: descrizione della situazione patrimoniale della società, in genere al 31/12;
  • Conto economico: evidenzia la differenza tra costi e ricavi della società che si son verificati nell’anno;
  • Nota integrativa: un documento esplicativo dei documenti precedenti e delle voci contabili;
  • Rendiconto finanziario (documento integrativo): ammontare e composizione delle disponibilità o flussi finanziari derivanti dall’attività operativa, di investimento e di finanziamento. 

Chi approva il bilancio?

Il bilancio ha una sua validità solo se viene approvato da parte dell’assemblea dei soci. Come abbiamo già accennato, l’iter di approvazione del bilancio si apre con la redazione da parte degli amministratori ma sono i soci durante l’assemblea ad approvarlo.  

Invece, sono sempre gli amministratori a trasmettere il bilancio una volta approvato dai soci. 

Convocazione assemblea approvazione bilancio: chi la fa e i termini

Sono gli amministratori, una volta redatto il bilancio, a convocare in assemblea di approvazione i soci (FASE 3). La convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio d’esercizio è obbligatoria per tutte le società di capitali (pena sanzione) e viene eseguita dal presidente dell’assemblea a mezzo raccomandata (spedita almeno 8 giorni prima). 

📆Ricorda: l’assemblea deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e in casi particolari, la convocazione può avvenire entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio. 

A volte, capita che il verbale non venga approvato alla prima assemblea (magari perché deserta) e quindi è necessario convocare una seconda. Un’eventuale seconda convocazione, non può tenersi nello stesso giorno della prima, ma deve essere fatta entro 30 giorni. 

Mancata convocazione dell’assemblea: cosa succede?

Se gli amministratori non convocano l’assemblea, la convocazione deve essere effettuata dal Collegio sindacale. La mancata convocazione dell’assemblea da parte degli amministratori  prevede una sanzione che va dai  € 1.032 fino ai € 6.197 applicabile ad ogni amministratore. 

Trasmissione Bilancio: cosa è ?

La trasmissione del bilancio (FASE 4) avviene quando il progetto di bilancio insieme alla relazione sulla gestione vengono inviati all’organo di controllo. L’organo di controllo è indicato nello statuto della società e può essere un collegio sindacale o una società di revisione. 

📅La trasmissione del bilancio deve avvenire almeno 30 giorni prima della data fissata per l’approvazione del bilancio da parte dei soci. 

In realtà, l’organo di controllo ha 15 giorni per effettuare le verifiche per poi indicare se approva, non approva o chiede delle modifiche del bilancio. 

I 30 giorni totali consentono al collegio o alla società di revisione di poter proporre eventuali modifiche (comma 2 dell’art. 2429, C.c.) e per la redazione di una relazione che riporta i risultati, osservazioni e eventuali proposte. In questa relazione viene inserito un giudizio sul bilancio. 

Verbale approvazione bilancio (con esempi)

In sede di assemblea per l’approvazione del bilancio va compilato il “Verbale di approvazione bilancio”. Questo documento è molto importante e deve contenere diversi dati fondamentali. 

Innanzitutto, deve avere come ORDINE DEL GIORNO la dicitura “Approvazione del bilancio dell’esercizio chiuso al 31.12.2023 e destinazione del relativo risultato”

Di seguito, devono essere indicati:

  • dati del presidente dell’assemblea;
  • dati di partecipazione dei soci e sulle quote costituenti il capitale sociale (es. numero di partecipanti);
  • dati sui vari componenti dell’assemblea, eventuali membri in collegamento audio-video conferenza e componenti del collegio sindacale;
  • dati del segretario. 

Inserirti questi dati, al verbale andranno allegati: lo Stato patrimoniale ,il Conto economico, la Nota integrativa e il Rendiconto finanziario. 

Alla fine del verbale, vengono indicati i voti manifestati dai presenti e viene deliberata l’approvazione del bilancio. 

Sul web trovi molti Modelli pdf/doc del verbale di approvazione bilancio, stai attento a scaricare solo modelli ufficiali e completi. 

Scadenze approvazione bilancio 2023: In sintesi

Facciamo un breve recap sulle scadenze per l’approvazione del bilancio per il 2023👇

Adempimenti amministratoriScadenzaEsempio
Redazione progetto di bilancio e Relazione sulla gestione (se necessaria)entro i 30 gg precedenti l’assemblea 30.3.2024Se l’approvazione del bilancio è fissata il 29/4/2024 la redazione del progetto scade il 30/3/2024
Comunicazione all’organo di controllo (se esistente) del bilancio e Relazione sulla gestioneentro i 30 gg precedenti l’assembleaSe l’approvazione del bilancio è fissata il 29/4/2024 la comunicazione scade il 30/3/2024
Deposito presso la sede sociale del bilancio, Relazione sulla gestione, Relazione del Collegio sindacale e dell’organo di revisione legaledurante i 15 gg precedenti l’assembleaSe l’approvazione del bilancio è fissata il 29/4/2024 il deposito deve avvenire il 14/4/2024
Convocazione dei socientro 8 gg precedenti l’assembleaSe l’approvazione del bilancio è fissata il 29/4/2024 la convocazione deve avvenire il 21/4/2024
Approvazione bilancioentro 120 / 180 gg dalla chiusura dell’esercizioL’approvazione del bilancio deve essere fissata entro il 29/4/2024 (120 gg) o il 28/6/2024 (180 gg)
Deposito bilancio al Registro Impreseentro 30 gg dall’approvazioneSe l’approvazione del bilancio è fissata il 29/4/2024 deve essere depositato entro il 29/5/2024

Approvazione bilancio 180 giorni: cosa significa?

L’approvazione del bilancio 2023 può slittare da 120 a 180 dalla chiusura dell’esercizio(ai sensi artt. 2364 e 2478-bis) ma solo se tale evenienza è prevista dallo statuto societario. Il Consiglio Notarile di Milano su questo tema ha specificato che la clausola presente nello statuto per la presentazione del bilancio a 180 giorni  “ non deve necessariamente contenere l’indicazione analitica e specifica delle fattispecie che consentono il prolungamento del termine stesso”.

Sono due le condizioni per cui uno statuto può prevedere un maggior termine per l’approvazione del bilancio: 

1. per la redazione del bilancio consolidato;

2. particolari esigenze relative alle struttura della società. 

Approfondiremo nel prossimo paragrafo le motivazioni.

📆Per il 2024, la scadenza tardiva dell’approvazione del bilancio 2023 è fissata al  28 giugno 2024.

Approvazione bilancio oltre 180 giorni motivazioni

Per usufruire del maggior termine a 180 dell’approvazione del bilancio, non sono valide motivazioni generiche ma specifiche motivazioni relative alla struttura e all’oggetto della società. 

Tra le principali motivazioni possono essere considerate valide:

  • alcune cause di forza maggiore (calamità naturali, furti, incendi) che hanno impedito la svolgimento dell’iter di approvazione del bilancio;
  • l’esistenza di sedi operative distaccate o all’estero con una propria autonomia;
  • le operazioni di ristrutturazione della società come fusioni o scissioni;
  • l’esistenza di patrimoni separati;
  • i cambiamenti nelle operazione di gestione, come l’adozione di nuovi sistemi informatici;
  • l’attesa del recepimento dei Principi contabili internazionali (IAS / IFRS);
  • per le imprese edili la necessità di disporre dell’approvazione dello stato di avanzamento di lavori (SAL) da parte del committente. 

Queste particolari esigenze devono essere riconosciute con una delibera ad hoc dagli amministratori prima del termine canonico  dei 120 giorni. 

Approvazione bilancio 2023: come procedere? 

Come ogni anno, è arrivato il momento di iniziare l’iter per l’approvazione del bilancio. 

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